Vacature: Servicedesk Medewerker /Officemanager bij IVZ

De Servicedesk/ Officemanager medewerker van IVZ is naast het efficiënt uitvoeren van kantooractiviteiten ook verantwoordelijk voor het bieden van eerstelijns ondersteuning aan medewerkers van zorginstellingen en vragen van opdrachtgevers. Deze rol vereist een combinatie van organisatorische vaardigheden en klantgerichte service, met een sterke focus op nauwkeurigheid en goede communicatie. Affiniteit met zowel de zorgsector als ICT is dan ook essentieel!

Over het team:

Bij IVZ wordt je onderdeel van een hecht team, bestaande uit 10 collega’s. In de combinatierol van servicedesk medewerker / officemanager ben jij aan de ene kant degene die ervoor zorgt dat al het reilen en zeilen op kantoor op rolletjes loopt (office management, zo’n 30% van je werkzaamheden), aan de andere kant ben je verantwoordelijk voor onze servicedesk. Je hebt o.a. contacten met verpleegkundigen, nurse practitioner, hoofden dialyse-afdelingen, IT-afdeling (HIX, Epic), neurochirurgen, neurologen, kwaliteitsmanagers, nefrologen en registratiemedewerkers.

Wat ga je doen?

Servicedesk (70%):

Je bent het eerste aanspreekpunt voor de gebruikers van de registratiesystemen bij vragen en problemen. Zij nemen per mail of telefoon contact op. Je houdt je bezig met het oplossen van problemen van gebruikers van de (registratie)systemen, waarbij je 75% van de vragen zelf af kunt handelen/op kunt lossen. Je bent iemand die het leuk vindt om je tanden in een probleem te zetten, dingen tot op de bodem uitzoeken en een passende oplossing kunnen bieden. Vragen die je niet zelf kunt beantwoorden, zet je door naar de tweede lijn, de serviceprovider of een collega. Daarna vraag je om terugkoppeling, want misschien kun je het de volgende keer wél zelf aanpakken!

Daarnaast hou je je bezig met:

• Testen van nieuwe releases;
• Verzorgen van maand- en kwartaalrapportages voor de opdrachtgevers;
• Schrijven en redigeren van handleidingen, relevante documentatie, nieuwsbrieven etc.;
• Beheer van onze digitale postbus met vertrouwelijke documenten.

Voor de servicedesk werken wij met Topdesk. Hierin ben je bezig met het:

• Registeren en bewaken van calls;
• Rapportages genereren ten behoeve van de opdrachtgevers;
• Bijhouden van de relaties en contactpersonen;
• Bijhouden en invoeren kennisitems;
• Bijhouden wijzigingenbeheer (ter ondersteuning programmamanagers).

Office management (30%)

Als office manager ben jij verantwoordelijk voor het creëren van een werkomgeving waarin de activiteiten en werkzaamheden van alle collega’s zo soepel mogelijk verlopen. Je bent het eerste gezicht wat onze bezoekers zien als ze ons pand binnen komen, dus fungeert ook als gastvrouw/gastheer. Je ondersteunt het managementteam met verschillende administratieve taken, beheert de verschillende agenda’s van het bestuur, coördineert vergaderingen en notuleert bij vergaderingen van o.a. de Raad van Toezicht.

Daarnaast ben je bezig met:

• Beheren van kantoorbenodigdheden, levensmiddelen en aanwezige apparatuur (facilitaire ondersteuning);
• Vergaderen en afstemmen met de eigenaar, andere huurders of leveranciers over pand gerelateerde zaken;
• Bewaken van de huisstijl, redigeren van teksten en documenten.
• Bijhouden websites IVZ, QRNS en LADIS;
• Een stukje ondersteuning bij de financiële administratie.

Wat vragen wij van jou?

• HBO werk en denkniveau;
• Klantgerichtheid: Sterke focus op klanttevredenheid en het leveren van uitstekende service, probleemoplossend;
• Communicatieve vaardigheden: Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden;
• Nauwgezetheid: Hoge mate van nauwkeurigheid en aandacht voor detail;
• Organisatorische vaardigheden: Vermogen om meerdere taken en prioriteiten effectief te beheren, snel schakelen. Zelfstandigheid;
• Affiniteit met de zorg: Begrip van en interesse in de zorgsector, met het vermogen om te werken in een omgeving die zorg-gerelateerd is;
• Kennis van Topdesk: Ervaring met of kennis van Topdesk is wenselijk;
• Kennis van applicaties: Goede kennis van MS Office 365. Kennis van de in ziekenhuizen gebruikte EPD applicaties zoals EPIC of HIX helpt bij het beantwoorden van vragen.

Wat bieden wij?

• Een uitdagende, veelzijdige functie voor 28 – 32u per week;
• De mogelijkheid om hybride te werken (dinsdag en donderdag zijn onze kantoordagen);
• Een passend salaris, afhankelijk van kennis en ervaring, tussen de € 3.380 en € 4.665 o.b.v. 36 uur (FWG 9, CAO GGZ);
• Een aanstelling voor 12 maanden met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• Een modern kantoor in Houten wat uitstekend bereikbaar is per auto of OV (vlakbij station Houten-Castelllum);
• Werken in een hecht team in een organisatie met weinig hiërarchie.

Meer informatie en solliciteren

Enthousiast geworden? De werving & selectie voor deze vacature hebben wij uitbesteed aan Springstaff. Solliciteren kan via hun website https://springstaff.nl/vacatures/servicedeskmedewerker-officemanager-bij-ivz Heb je nog een vraag of wil je wat meer informatie? Neem dan contact op met Helene de Zeeuw via 06-21449650 of mail naar helenedezeeuw@springstaff.nl

Over de organisatie:

IVZ is een not-for-profit organisatie met een klein, maar betrokken team. We verlenen diensten aan Wetenschappelijke verenigingen van Medisch Specialisten en beheren namens het ministerie van VWS het Landelijk Alcohol en Drugs Informatie Systeem.  Doordat we verschillende opdrachtgevers hebben is geen dag hetzelfde en is er voldoende afwisseling in het werk voor iedereen.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.